Modernes Anrufmanagement in der Immobilienverwaltung:

Mehr Struktur für bessere Erreichbarkeit

Der Arbeitsalltag in der Immobilienverwaltung ist geprägt von einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben und stetig neuen Herausforderungen. Gesetzliche Änderungen, Schäden am Gemeinschaftseigentum oder organisatorische Themen innerhalb der Eigentümergemeinschaft erfordern kontinuierliche Aufmerksamkeit und schnelles Handeln.

Gleichzeitig läuft das Tagesgeschäft weiter: die Betreuung allgemeiner Anliegen der Eigentümerinnen und Eigentümer sowie deren Mieterschaft, die Erstellung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen, die Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen sowie die Umsetzung gefasster Beschlüsse. Hinzu kommen die Planung und Begleitung von Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen und vieles mehr. All diese Aufgaben verlangen ein hohes Maß an Konzentration und Struktur.

Erreichbarkeit neu gedacht

Bei dieser Vielzahl an Themen ist es besonders wichtig, dass wir für die Eigentümerinnen und Eigentümer erreichbar sind und gleichzeitig die Arbeitsabläufe effizient gestalten zu können. Eine dauerhaft geöffnete Telefonleitung führt jedoch häufig dazu, dass Mitarbeitende aus laufenden Prozessen herausgerissen werden. Dies erschwert eine konzentrierte Bearbeitung der Anliegen. Aus diesem Grund setzen wir auf ein strukturiertes Anrufmanagement.

Klare Telefonzeiten für den direkten Kontakt

Für den persönlichen telefonischen Austausch stehen nun feste Telefonzeiten zur Verfügung. In diesem Zeitraum können Eigentümerinnen und Eigentümer unkompliziert Kontakt aufnehmen. Unsere Zentrale ist in dieser Zeit durch eine feste Ansprechpartnerin besetzt, sodass Anliegen direkt aufgenommen und erste Fragen geklärt werden können.

Unsere Telefonzeiten für den persönlichen Austausch sind mittwochs bis freitags von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr.

Unterstützung durch digitale Lösungen

Außerhalb der Telefonzeiten übernimmt unsere KI-gestützte Voicebox die Annahme von Anrufen. Bei diesem Vorgang kommt es entscheidend auf Ihre Mithilfe an: Bitte schildern Sie daher Ihr Anliegen stets möglichst konkret und vollständig.

Auf Basis Ihrer Angaben erstellt das System unmittelbar ein Ticket, in dem Ihr Anliegen vollumfänglich dokumentiert wird. Dadurch können wir uns gezielt vorbereiten und uns anschließend strukturiert bei Ihnen zurückmelden – entweder schriftlich oder auch telefonisch.

Diese Vorgehensweise hat einen klaren Vorteil: Unsere Mitarbeitenden können sich auf ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren und Ihr Anliegen im Anschluss ohne Unterbrechungen bearbeiten. Das sorgt für eine schnellere und qualitativ bessere Rückmeldung.

Wichtig ist dabei zu erwähnen, dass allgemeine Aussagen, welche uns immer wieder erreichen, wie „Ich bitte um Rückruf“ oder „Der Mitarbeiter weiß Bescheid“, die Bearbeitung erheblich erschweren. Ohne konkrete Informationen ist eine Zuordnung oft nur mit hohem Zeitaufwand möglich.

Direkte Kommunikation über das Serviceportal

Sind Sie bereits in unserem IBS-Serviceportal registriert, wird Ihr Anliegen zusätzlich dort als Ticket hinterlegt. Dies ermöglicht eine besonders schnelle und transparente Kommunikation zwischen der Eigentümerschaft und der Verwaltung. Rückmeldungen, Terminabstimmungen oder weitere Informationen können so direkt über das System erfolgen.

Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten

Außerhalb unserer Arbeitszeiten übernimmt wie gewohnt unser externer Telefondienstleister, die Tellog GmbH aus Laubenheim an der Nahe, die Entgegennahme Ihrer Anrufe. Auch hier gilt: Je genauer Sie Ihr Anliegen schildern, desto effizienter können wir dieses im Anschluss bearbeiten.

Fazit

Ein strukturiertes Anrufmanagement trägt dazu bei, Erreichbarkeit und effizientes Arbeiten miteinander zu verbinden. Klare Abläufe, gezielte Kommunikation und der unterstützende Einsatz digitaler Lösungen ermöglichen eine schnellere und bessere Bearbeitung Ihrer Anliegen. Gemeinsam schaffen wir so eine verlässliche Grundlage für eine moderne und serviceorientierte Immobilienverwaltung.