Hybride Eigentümerversammlungen:

Mehr Flexibilität und Effizienz für Eigentümergemeinschaften

Die Durchführung von Eigentümerversammlungen hat sich in den vergangenen Jahren spürbar weiterentwickelt. Ein Modell, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die hybride Versammlung. Sie verbindet die klassische Präsenzveranstaltung mit der Möglichkeit der Online-Teilnahme und bringt damit zahlreiche Vorteile für Eigentümerinnen und Eigentümer und Verwaltungen mit sich.

Die Vorteile auf einen Blick

Der größte Mehrwert hybrider Versammlungen liegt in der Flexibilität. Eigentümerinnen und Eigentümer können selbst entscheiden, ob sie vor Ort teilnehmen oder sich bequem online zuschalten. Das erleichtert die Teilnahme insbesondere für Berufstätige, Familien oder Eigentümer mit längerer Anreise erheblich.

Auch organisatorisch ergeben sich deutliche Vorteile. An- und Abfahrtswege entfallen bei Online-Teilnahme vollständig. Parkgebühren oder Reisekosten spielen keine Rolle mehr. Die Teilnahme lässt sich leichter in den Alltag integrieren, etwa mit familiären oder beruflichen Verpflichtungen. Vor Ort werden geringere Raumkapazitäten benötigt, da ein Teil der Eigentümerinnen und Eigentümer digital teilnimmt. Auch kurzfristig kann eine Teilnahme online erfolgen, ohne zusätzliche und aufwändige Planung und Raumsuche usw.

Ferienzeiträume stellen dem Grunde nach auch kein Problem mehr da, denn selbst nach dem Strandbesuch o.Ä. besteht die Möglichkeit, egal von wo aus in der Welt, sich für 1-2 Stunden der Versammlung zuzuschalten. 

Insgesamt führen diese Faktoren dazu, dass mehr Stimmberechtigte an Versammlungen teilnehmen können, was ein klarer Vorteil für die Entscheidungsfindung innerhalb der Gemeinschaft darstellt.

Ablauf einer hybriden Versammlung

Damit eine hybride Eigentümerversammlung reibungslos funktioniert, ist eine gute Vorbereitung entscheidend.

Alles fängt mit einer klaren Beschlussfassung an, welche vor der ersten hybriden Versammlung zu treffen ist. In dieser sind die Grundsätze festzulegen, wie eine Eigentümergemeinschaft eine solche Versammlung abhalten möchte, u.a. unter Berücksichtigung der DSGVO und den Vorgaben aus dem Wohnungseigentumsgesetz (siehe auch Absatz >Technische und rechtliche Hinweise<).

Die Online-Teilnahme erfolgt über ein digitales System, im Fall der IBS GmbH mit Vulcavo. Die Zugangsdaten werden in den meisten Fällen üblicherweise erst ein paar Tage vor dem Termin versendet, um einen möglichen Verlust der E-Mail zu vermeiden.

Wichtig bleibt zu sagen, dass bei der hybriden Form auch nach wie vor Präsenz möglich ist. Daher ist es möglich, dass es, wie man es so aus der Vergangenheit kennt, zur berühmten „akademischen Viertelstunde“ führen kann. Gleichwohl sollten alle Seiten bestrebt sein, ob dieser neuen Form, einen pünktlichen Start anzustreben.

Sicherlich kann es auch einmal aus technischen Gründen zu einer Verzögerung kommen. Online-Teilnehmende verbleiben währenddessen in der Warteschleife.

Wichtige Hinweise, wie z.B., dass es zu einem verspäteten Beginn der Versammlung kommt, können bei Bedarf über die Chatfunktion durch die Verwaltung bereitgestellt und von allen Teilnehmenden eingesehen werden.

Auch Teilnehmende, welche in Präsenz teilnehmen, profitieren von der digitalen Infrastruktur. Hier vor allem bei dem Thema Abstimmungen, denn alle Eigentümerinnen und Eigentümer haben einen Zugangscode für die Versammlung erhalten. Eigentümerinnen und Eigentümer vor Ort können durch Nutzung ihres Smartphones bequem eine Abstimmung vornehmen. Das System registriert unter einer Sekunde das Ergebnis, welches für alle direkt sichtbar ist – und sollte jemand sein Smartphone mal vergessen haben, so stellt auch dies auch kein Problem für die Abstimmung dar.

Allen Teilnehmenden wird stets empfohlen – egal, ob sie von zu Hause oder vor Ort sein möchten – sich frühzeitig einzuwählen.

Die IBS GmbH empfiehlt die Ankunft am Versammlungsort so zu planen, dass man circa 15 Minuten vor Beginn der Versammlung vor Ort ist, besonders bei erstmaliger Nutzung des Systems. Sodann kann können Mitarbeiter der IBS GmbH Unterstützung bei der Anmeldung leisten.

Technische und rechtliche Hinweise

Für Online-Teilnehmende ist zu beachten, dass die technischen Voraussetzungen eigenverantwortlich sichergestellt werden müssen. Gleichzeitig gelten klare Regeln zur Wahrung der Vertraulichkeit. Eine Weitergabe von Bild oder Ton an Dritte ist unzulässig. Außerdem sind Mitschnitte der Versammlung nicht gestattet. Potenzielle Übertragungsfehler oder technische Störungen während der Versammlung, unabhängig von deren Ursache, beeinträchtigen nicht den ordnungsgemäßen Fortgang der Versammlung.

Diese Rahmenbedingungen sorgen dafür, dass die Versammlung rechtssicher und geordnet durchgeführt werden kann.