Datenverarbeitung ++ Verwaltungsprogramm
Die Datenverarbeitung bei der IBS GmbH erfolgt streng nach den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die IBS GmbH arbeitet mit ALCO HOUSE, einem der führenden Verwaltungsprogramme am Markt. Sämtliche anfallende Daten in der Hausverwaltung werden in diesem Datenbankprogramm, in spezifisch eingerichteten Datenmasken, eingegeben. Die Buchhaltung wird durch eigene, auf das System geschulte Mitarbeiter durchgeführt und keine Summen- und Saldenlisten aus externer Leistung übernommen. Buchhaltungs- und Abrechnungsprogramm sind ein zusammenhängendes System. Die Abrechnung ist immer eine Abbildung der Buchhaltung der jeweiligen Liegenschaft zum Jahresabschluss. Das Abrechnungsprogramm ist revisionssicher – d.h.: jede Stornobuchung kann so sicher nachverfolgt werden.
Das Programm befindet sich durch seine Struktur in permanenter Weiterentwicklung. Durch klare Zusammenhänge, einheitliches Bedienkonzept und nutzerorientierte Programmierung ermöglicht ALCO HOUSE die Optimierung sowohl der kaufmännischen als auch der technischen Arbeitsprozesse.
Die Datenvorhaltung macht es möglich, in Verbindung mit der Microsoft-Office-Familie, über diverse Verknüpfungen und die unterschiedlichsten Abfragen die umfangreichen Verwaltungsarbeiten rationell zu lösen. Durch die Datenbankstruktur ist absolute Flexibilität und Aktualität gewährleistet. Alle Mitarbeiterplätze sind über einen zentralen Server vernetzt und verfügen somit über gleiche Datenbestände. Diese können so einfach gepflegt werden und sind stets auf dem aktuellen Stand. Dadurch ist u.a. zum Beispiel die regelmäßige Kontrolle der Hausgeldzahlungen gesichert.
Das Programm erlaubt es, alle Serienbriefe mit den Zahlenwerken aus der Datenbank zu verbinden und somit die Eigentümergemeinschaften schnell sowie umfangreich zu informieren. Hierzu gehört selbstverständlich auch die Möglichkeit, Daten auf den unterschiedlichsten Datenträgern, autorisierten Personen, zur Verfügung zu stellen. Der >>Datenschutz<< ist in der heutigen Gesellschaft ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit und wird durch Mitarbeiterschulungen, internen Bearbeitungsparameter und Sicherheitsmechanismen in den Verwaltungsprogrammen umgesetzt.
Zur Vorbereitung der Jahresabrechnung können unsere Verwaltungsbeiräte bequem die Prüfung sämtlicher Belege Online durchführen.
